Многие компании по мере роста бизнеса приходят к пониманию, что им требуется какая-то ERP-система. Если в малом бизнесе удается обойтись без этого инструмента, то средний бизнес с каждым днем активнее пользуется подобными средствами. Но чтобы выбрать ERP-систему, и даже для того, чтобы понимать, требуется ли в бизнесе этот продукт и какие преимущества принесет его использование, важно правильно понимать, что это такое.
В своих статьях я часто занимаюсь описанием различных понятий. Как известно, чтобы продать какую-либо услугу, покупатель должен понимать, что это такое и почему ему эта услуга необходима. При этом очень важно договориться о терминах, только в этом случае результат будет соответствовать ожиданиям клиента. При этом термин ERP является одним из самых сложных и спорных.
Описание ERP системы
ERP – термин маркетинговый. Чтобы понять, о чем идет речь, а также изучить историю происхождения этого сокращения, можно обратиться к Википедии:
ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности[1][2]. ERP-система — конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP.
Это определение абсолютно верное, но относительно сложное для восприятия, особенно, если человек незнаком с такими понятиями, как «балансировка ресурсов» или «модель данных». При этом важно понимать, что термин ERP является, прежде всего, маркетинговым, и не имеет под собой какой-то глубокой методической базы. А потому я предлагаю такое определение:
ERP – это, прежде всего, информационная система, которая позволяет хранить и обрабатывать большинство критически важных для работы компании данных.
Что такое критически важные данные? И почему я говорю «большинство»? Дело в том, что некоторые ERP-системы имеют модуль «Производство», при этом он является отдельным программным продуктом, который не подключен по умолчанию к другим системам и блокам. Другие пытаются совмещать в себе все возможные процессы, необходимые для работы компании. Можно ли считать разные виды ERP полезными? Естественно, ниже я остановлюсь на этом вопросе подробнее. А сейчас вернемся к терминам.
- Критически важные данные – это перечень данных, без которых работа компании невозможна. Это и данные работы отдела продаж, и производство (если компания является производителем). Некоторые компании применяют ERP преимущественно для управления производством, так как для производства лучших решений не существует. Другие компании не являются производителями, например, дистрибьюторы, но также успешно применяют ERP. Для них критически важными становятся – дистрибьюция, управление персоналом, реализация товаров и услуг.
- Большинство данных: речь идет о перечне процессов и сведений, оптимальном для каждой конкретной компании. Конечно, идеально было бы собирать все данные и сведения обо всех процессах. Но это ведет к удорожанию внедрения. В результате руководство бизнеса вместе со специалистами по внедрению выбирают некое компромиссное решение, при котором в ERP системе собираются действительно необходимые для оперативного контроля и принятия управленческих решений сведения и процессы, а часть данных и процессов собираются в специализированных системах, к которым руководитель обращается по мере необходимости.
Перечень критически важных данных и та их часть, которую обязательно нужно обрабатывать в ERP системе, вычисляются эмпирически для каждого конкретного бизнеса. Именно анализ этих данных и правильное их определение дает ответы на вопросы: есть ли необходимость в покупке и внедрении ERP системы, и оправдаются ли затраты на этот вид автоматизации бизнеса.
Из чего состоит ERP система
Все ERM-системы, независимо от того, кто их разработчик, объединяет общая архитектура, которую можно описать следующим образом:
- Платформа. Базовые возможности и среда для работы модулей и компонентов. В код платформы изменения может вносить только разработчик. Пользователи и специалисты по внедрению не имеют доступа к этому программному коду. В состав платформы входят:
1. Ядро. Программная среда, в которой будет производиться работа, для которой можно писать какие-то надстройки и компоненты.
2. Базовый функционал. Перечень справочников и функций, без которых не может работать ни одна компания. Это справочник пользователей с правами доступа, справочник клиентов, справочник товаров/услуг и т.д. Этот функционал встроен в платформу, в отличие от модулей он не может отключаться.
- Управление данными. База данных, в том числе, хранение и методы обработки (интерпретации) данных. В эту категорию входят хранилище данных на сервере, программное обеспечение для работы с базами данных (SQL или любая альтернатива), инструменты для интерпретации и обработки данных и отправки их в программные модули.
- Модули. Компоненты, которые подключаются к платформе по мере необходимости. Все они работают с единой базой данных и применяют базовый функционал (по мере необходимости). В остальном модули работают независимо друг от друга, могут «бесшовно» подключаться и без проблем отключаться, если потребность в них исчезла. Такая модульная структура – важная отличительная черта ERP-систем. Модули делятся, в свою очередь, на несколько типов:
1. Модули внутреннего использования. Этот уровень – подключаемые модули, которые используются сотрудниками компании. Это управление складом, производство, бухгалтерия, CRM и пр. Модули можно подключать, отключать, настраивать силами специалистов по внедрению. В стандартный набор обычно входят — MRP, HR, CRM, Управление снабжением и закупками.
2. Модули работы с внешними пользователями. Этот слой содержит в себе модули, необходимые для взаимодействия с внешними пользователями, потенциальными и реальными клиентами компании, партнерами, пользователями продукции, поставщиками и покупателями. Это может быть интернет-магазин, личные кабинеты для поставщиков и покупателей на корпоративном сайте и тому подобные решения. Некоторые ERP-системы содержат в себе готовые CMS-системы для создания интернет-магазина или корпоративного сайта с нуля, другие предлагают только отдельные инструменты «надстройки» к сайту и/или клиентские приложения (для мобильных и планшетов).
3. Коннекторы — готовые решения для связи со сторонними приложениями. Чаще всего используют API из ядра платформы. Позволяют интегрировать телефонию, настроить обмен данными с сайтом или любыми программными продуктами и системами. Коннекторы предназначены только для обмена данными и обычно используются для обмена данными с EDI, CMS, CAD, BI, OLAP и др. То есть с теми системами которые не входят в EPR, но используются в компании.
Описанная выше структура характерна для ERP с логической точки зрения. У некоторых систем нет ярко выраженной модульности, они все уже встроены в программу, но использовать их можно отдельно друг от друга по мере необходимости. Другие называют отключаемые модули подсистемами. А часть ERP-систем выделяют все модули действительно в отдельные продукты. И предлагают купить ядро, а к нему – перечень модулей на выбор. С возможностью в будущем покупать и добавлять возможности по мере необходимости.
Преимущества модульной структуры ERP
Важным преимуществом ERP систем является возможность подключать и применять любой из модулей (внутренний или внешний) в сжатые сроки. Причем, возможности, которые таким образом подключаются к ERP, добавляются в систему абсолютно «бесшовно». В этом заключается важное отличие ERP от интеграции нескольких программных продуктов между собой или от системы, которая выросла из специализированной за счет многочисленных доработок и надстроек силами собственных или приглашенных IT-специалистов.
- Каждый из модулей ERP-системы работает независимо от других, он может быть подключен или отключен в любой момент времени, может просто не использоваться, при этом другие модули смогут продолжать работу. А для подключения того или иного модуля нет необходимости вносить изменения в программный код ядра, других модулей.
- При использовании ERP системы для расширения возможностей и подключения нового подразделения нет необходимости дописывать программный код, создавать новую часть программы с нуля или заниматься сложной и, порой, не очень удобной интеграцией разных программ. Достаточно просто выбрать нужный модуль, подключить и настроить его под нужды бизнеса. В ERP системах практически все, что может потребоваться при автоматизации бизнеса, уже реализовано. Самописные доработки требуются в единичных случаях.
Например, можно применять CRM-модуль, но отказаться от модуля управления персоналом. По мере роста и развития компании любой из модулей без особых сложностей подключается, настраивается и программный продукт продолжает работу уже с новыми функциями.
Нередко я слышу от клиентов фразу «мы разработали свою ERP-систему». На самом деле в этом случае применяется не ERP, а некое подобие, разросшееся из какой-то специализированной системы. Например, начали работать в CRM, потом дописали к ней модуль для работы склада, настроили обмен данными с бухгалтерскими программами и т.д. Или начали с учетной системы и сайта, и также – проводили интеграцию, дописывали модули, все это каким-то образом «стыковали» друг с другом.
Все это не является ERP системой. Основное отличие ERP от любых подобных программ заключается в том, что ERP изначально создается в виде конструктора из платформы и модулей, которые можно подключать по мере необходимости. Здесь уже предусмотрены самые разные возможности.
ERP – это продукт, который изначально создан, с одной стороны, для масштабируемости, а с другой – для обеспечения максимума возможностей.
В ERP системе очень четко разделены границы модулей. И отключение любого из них (кроме некоторых базовых справочников и возможностей) никак не повлияет на работу оставшихся. В самописных системах, которые разрастаются из специализированных, как правило подобная архитектура не предусмотрена. И если вы отключите возможности, например, бухгалтерии, скорей всего, программа перестанет работать или будет работать не корректно. Потребуется вмешательство программиста и значительные доработки. Подобные программные продукты, как правило, используют общие документы и компоненты в них тесно переплетены между собой. Архитектура ERP – по-настоящему модульная. И это очень важно понимать.
Т.е. если вы выбираете ERP-систему, вы получаете единую систему для автоматизации различных подразделений вашей компании плюс широкий перечень возможностей для развития. Вам очень долго не потребуется менять программный продукт, достаточно будет вызвать специалистов, которые помогут подобрать и подключить готовые модульные решения. А их существует огромное количество для самых разных сфер бизнеса и особенностей работы.
Для чего используется ERP система?
Внедрение любой ERP-системы позволяет получить определенные преимущества и особенности. О том, кому и зачем необходимо внедрение ERP, давайте разберемся подробнее.
Принцип единой базы данных: контроль, управление, точность и оперативность
Для понимания этого принципа давайте представим компанию до и после внедрения ERP. Допустим, организация имеет собственное производство. Вероятнее всего, учет на производстве ведется в таблицах Excel либо в специализированной программе. Складской учет работает в собственной учетной системе, бухгалтерия – в бухгалтерском программном обеспечении. Передача данных от подразделения к подразделению производится в виде бумажных документов, а иногда даже в устной форме, после чего вручную вносится в нужную систему учета.
Такой подход очень сильно зависит от человеческого фактора, в итоге, сведения поступают с задержками, часто – значительными. Нередки искажения и ошибки, а в некоторых случаях какие-то данные вообще не поступают в систему по причине человеческого фактора, что приводит к сбоям в работе, необходимости в регулярных сверках и т.д. Более того, любая ошибка и последующее исправление может привести к значительным убыткам. Например, ошибка в коде или размерах при передаче данных из проектировочного отдела на производство оканчивается очень печально, так как производится в итоге совсем не то, что было заказано и спроектировано. Возникают простои, списания брака или избыток товаров на складе, срыв сроков по договору с клиентом и т.д.
В случае внедрения ERP системы создается единая база данных, в которую собирается вся информация, используемая разными подразделениями. В этом случае процент ошибок значительно снижается, так как данные вносятся в систему один раз специалистом, после чего считываются автоматически всеми подразделениями в необходимом для работы формате и кодировке.
Кроме того, скорость передачи данных при применении единой базы становится мгновенной. Т.е. сразу после того, как проектировщики или специалисты по продажам внесли в базу заказ, его видят в проектном отделе или на производстве. Также и отметка об оплате появляется на заказе сразу после того, как бухгалтерия получила сведения из банка. Снижается число ошибок, связанных с человеческим фактором, а те, которые все же возникают, устраняются значительно быстрее.
А потому ERP система необходима компаниям, для которых скорость и точность передачи данных между подразделениями является критическим фактором.
Гибкость в работе компании с учетом изменений рынка
Если компания нацелена на максимальное соответствие постоянно меняющимся условиям рынка и потребностям клиентов, ей просто необходимо оперативный обмен данными между подразделениями и оперативность принятия управленческих решений.
Небольшая компания в случае поступления нетипичных заказов или изменения объемов закупки тех или иных товаров, конечно, может обойтись и без ERP-системы. Когда все сотрудники работают в одном небольшом офисе, всегда можно скоординировать действия между собой, а заказ сформировать на основе данных из заказов даже в Excel-таблицах.
В условиях среднего бизнеса, где имеются несколько подразделений, филиалов, возможно, свое производство, единая база данных и оперативный обмен данными в условиях меняющихся потребностей покупателей становятся критичны. Важно, чтобы вся информация собиралась в сжатые сроки, производились своевременные закупки, а также вносились оперативные изменения в план производства и поставок. Здесь без единой системы с общей базой данных не обойтись.
Сложные бизнес-процессы: интеграция уже не помогает
Еще один случай, когда без ERP-системы не обойтись, это компании, в которых по мере роста и развития появляются сложные процессы, требующие значительных объемов обмена данными. На определенном этапе интеграция между несколькими программными системами становится сложной, громоздкой и нерентабельной. ERP система становится решением этой проблемы.
Что получает бизнес от внедрения ERP
ERP — это, прежде всего, возможность объединить все бизнес-процессы в одной мощной и удобной системе, а потому преимущества решения можно перечислять долго. Ниже я выделил только некоторые, которые я считаю наиболее значимыми:
- Доступность данных. Один раз внесенные данные становятся доступны в рамках целой системы, при этом не требуются сверки, дополнительные согласования и проверки.
- Согласованность данных. Применение общей базы данных позволяет избежать этапов сверки и согласования данных. Например, если отдел проектирования внес и утвердил какой-то проект, данные из этого проекта отдел закупок может использовать для работы сразу, без дополнительного этапа подтверждения.
- Контроль работы сотрудников. В случае, когда одно из подразделений вносит данные, например, о расходе (перемещении) товара, то другое подразделение сразу же получает об этом сведения, и после реального получения перечисленных позиций ставит его себе на приход. Расхождение в цифрах в этом случае практически невозможно, общая база данных исключает вероятность многих злоупотреблений, а руководитель в режиме реального времени может выявить любые расхождения и их причины.
- Значительное снижение числа ошибок, связанных с человеческим фактором. Единая система не позволит списать товар не с того склада, так как общая база данных укажет, что товара там нет. Информация об оплатах будет передаваться в бухгалтерию и отдел продаж автоматически на основе данных из банка или кассового аппарата, что также исключает ошибки. Технические параметры и данные проекта также будут переданы автоматически, без искажений и т.д.
- Готовый набор объединенных между собой инструментов. Например, если отдел продаж создает счет-фактуру, то она является основанием для автоматического создания бухгалтерских документов, а после оплаты – расходных документов со склада.
Значительное количество инструментов, которые могут понадобиться в будущем. Практически все ERP-системы очень мощные и универсальные. В них имеются возможности для реализации огромного количества процессов. Практически всегда при внедрении используется только часть этих возможностей. А по мере роста и развития компании подключаются или докупаются модули, позволяющие внедрять новые решения, подключать к работе новые подразделения компании. И все это – с минимальными затратами финансов и времени.
Что важно знать при выборе ERP системы
Один из первых вопросов, которые возникают при выборе любого программного обеспечения – это выбор между Saas или Stand-Alone, т.е. оплачивать доступ к системе, расположенной в «облаках» или покупать «коробочное решение». Подробно об этом выборе я рассказывал в статье Что такое CRM-системы и как их правильно выбирать?
В случае ERP-систем существует точно такой же выбор, как и при внедрении CRM-систем. Вы также можете обратить внимание на SAAS-решения или купить и внедрить “коробку”. Но есть один нюанс, который очень важно учитывать. Дело в том, что ERP — система сама по себе крупная, включающая большое число возможностей. Фактически, в ней объединяются все данные о работе компании. И в случае применения “облака” будет крайне сложно сменить сервис, если в этом возникнет необходимость. В отличие от CRM-систем, которые очень популярны как раз в варианте SAAS, массив данных в ERP объемен и громоздок, и в случае перехода с одного программного продукта на другой, возникает вопрос, что с ними делать.
А потому имеет смысл ориентироваться на покупку программного продукта «в коробке» и последующую его установку на собственных или арендованных серверах. Итак, на что нужно в первую очередь обращать внимание:
- Выбор команды или специалиста по внедрению. Если некоторые программные продукты, например, CRM-системы для небольшой компании, при большом желании реально внедрить даже без специалиста или с его минимальным участием, то ERP-система без опытного специалиста останется очередной «невостребованной коробкой». Сложность программных продуктов этого семейства обусловлена сложностью задач, которые перед ними ставятся. Единая база данных, интеграция с другими программами, многие другие нюансы работы невозможно настроить без участия профессионала.
- ERP система это не ключ от всех дверей и не швейцарский нож. Так же как и остальные системы они могут иметь специфику, и отраслевую принадлежность. То есть если у вы занимаетесь продажей, а не производством, то ERP вам следует брать прежде всего для продаж. Тоже самое касается модулей.
- Понимание бизнес-процессов. Очень важно, чтобы специалист по внедрению глубоко понимал не только особенности программного продукта, но также имел достаточно широкий перечень знаний в сфере бизнеса, так как для настройки работы бухгалтерии необходимо понимание того, как и с чем работает бухгалтер. Для внедрения ERP на складе нужны знания складского учета. А потому здесь особенно важен уровень знаний и понимание бизнес-процессов компании руководителем проекта, который будет ставить перед техническими специалистами задачи и контролировать их исполнение.
- Бюджет. ERP-система как программный продукт стоит сравнительно дорого, независимо от разработчика. А ведь для успешного внедрения потребуется сотрудничество с опытными специалистами. И если бюджета хватает только на оплату программы, то в результате «коробка» оказывается невостребованной, т.е. компания впустую тратит значительную сумму. Рассчитывайте свои возможности заранее.
Недостатки ERP-систем
Недостатки этого типа программных продуктов являются следствием их преимуществ. Единая база данных и единая система порождают значительное количество связей, высокую сложность самой системы и высокие требования к аппаратной (серверной) части. А потому для организации работы ERP-системы необходимо мощное оборудование, что влечет за собой соответствующие затраты.
Еще одна проблема, которая очень часто возникает при внедрении ERP системы, это обеспечение безопасности данных. Так как в системе работают все подразделения и сотрудники компании, то и права доступа необходимо настроить для каждого свои. И если при использовании отдельных специализированных программ обычно требуется создать несколько уровней доступа (рядовой сотрудник, начальник подразделения, руководитель), то система прав доступа в ERP получается сложной. Здесь нужно настроить и доступ к модулям для разных подразделений, и внутри каждого отдела настроить иерархию. Столь сложная настройка часто приводит к ошибкам и требует дополнительного времени на тестирование и отладку.
Кроме того, применение единой системы с единой базой данных при всех своих преимуществах также содержит в себе определенную проблему. Если по той или иной причине перестает работать ERP-система (отключается электричество или возникают другие проблемы на сервере), останавливается работа всей компании. А потому необходимо особо внимательно отнестись к обеспечению надежности работы серверной части и своевременному техническому обслуживанию.
Также ERP-системе присущи недостатки, которые характерны для всех сложных систем, а именно — высокий уровень вхождения и, соответственно, высокий уровень затрат на внедрение.
Резюме
В этой статье я постарался максимально просто и без лишних технических подробностей рассказать о том, что такое ERP-системы и какую пользу они могут принести бизнесу. Я надеюсь, что сумел дать базовые знания о том, зачем может быть нужна такая система, в каких случаях она нужна, а где затраты на ее внедрение, скорей всего, не окупятся. А понимание того, что могут ERP системы, а также, что вы хотите получить от их внедрения, поможет сделать правильный выбор среди программных продуктов этого класса.