Если вы занимаете руководящую должность, очень важно регулярно проводить индивидуальные встречи с сотрудниками из своей команды. “Зачем, если я и так вижу их каждый день, и мы обсуждаем все, что происходит?”. Эти встречи не только помогают понимать, как чувствуют себя коллеги, но и дают возможность откровенно дать и получить обратную связь без посторонних. А также предполагают, что оба участника будут готовиться к собранию, рефлексируя насчет прошедшего периода после предыдущей встречи.
Я Алексей Анисимов, в настоящий момент управляю юнитом разработки в hh.ru и уже 10 лет руковожу разными людьми и командами в области ИТ. За это время я провел большое количество встреч 1 на 1 с сотрудниками — попробовал различные варианты, сталкивался с трудностями и совершал ошибки. Все это в результате помогло мне выработать для себя определенные принципы проведения индивидуальных встреч, которыми я хочу поделиться в статье.
Прежде чем перейти к советам из моего опыта стоит вспомнить базовые вещи про проведение встреч один на один:
- На встрече не должно присутствовать никого, кроме вас и сотрудника.
- Сотрудник рассчитывает на ваше время, поэтому отбросьте все посторонние дела и проблемы и посвятите время встречи непосредственно самой встрече.
- Встречи должны быть регулярными (период лучше определить с сотрудником, желательно, чтобы они проходили не реже раза в месяц, чтобы не потерять контекст).
- Не стоит назначать встречу один на один спонтанно, за день или даже несколько часов, на завтра и т.п. — это пугает и вызывает стресс у коллег, особенно если во встрече не указано, что руководителю захотелось так срочно обсудить.
- К встречам надо готовиться — желательно, чтобы это происходило с обеих сторон. Стоит вспомнить факты за прошедший период, которые хочется совместно проговорить.
- Встречи могут иметь разную направленность — на них можно обсудить новости, процессы или решения, похвалить, дать корректирующую обратную связь, просто поговорить о жизни. Не стоит совмещать все в одну.
- Не устраивайте из этой встречи доклад со стороны сотрудника — для этого есть разные статус митинги. Эта встреча для вас обоих.
- Не переходите на личности, не оценивайте — главное факты.
- Не устраивайте допрос по рабочим и особенно личным моментам, сотрудник сам расскажет вам все, что ему кажется необходимым.
- Не забывайте хвалить сотрудника, делайте это на основе фактов.
- Если встреча не про увольнение, старайтесь заканчивать ее на позитивной ноте.
Если с базовой подготовкой все хорошо, и вы проводите встречи и от них есть ощутимая польза вам и вашим сотрудникам, то возможно у вас получится их улучшить, воспользовавшись следующими советами. Они подходят к большинству встреч 1 на 1, но, скорее, не сильно относятся ко встречам, где идет разговор про увольнение или дается какая-то жесткая отрицательная обратная связь. Советы основаны на собственном опыте, являются субъективными и могут быть не всегда применимы 🙂
Записывайте
Независимо от того, сколько у вас сотрудников, и сколько встреч 1 на 1 вы проводите старайтесь записывать максимально возможный объем информации с ваших бесед. Если вы проводите встречу с удаленным сотрудником — то все просто, общайтесь и делайте пометки. Если встречи проходят вживую, то хорошо будет перед началом встречи предупредить коллегу о том, что вы будете записывать, чтобы в том числе сотрудник не думал, что вы одновременно общаетесь с кем-то в чате, во время вашей беседы.
Ведите заметки по каждой встрече — поможет не забывать про ваши договоренности и в том числе напоминать про них сотруднику. Также это поможет анализировать то, что обсуждается на встречах, и тщательнее готовиться к следующим. В случае каких-то критических ситуаций позволит проанализировать динамику того, что обсуждалось ранее.
Бывает, что сотрудник говорит о том, что его что-то беспокоит мимолетно, раз в несколько встреч, и без заметок такие моменты легко забываются. Имея записи, можно при анализе увидеть системность проблемы и постараться ее решить.
Подстраивайтесь
Когда вы обсуждаете какие-либо рабочие или нерабочие моменты старайтесь использовать те же формулировки и термины, что и сотрудник. Так он вас будет лучше воспринимать. Подстраивайтесь не только под формулировки, но и под формат — замечайте, в каком формате лучше проходят встречи с каждым из ваших сотрудников. Кто-то больше любит разговаривать про рабочие моменты, кому-то нравится начинать с новостей в компании, кто-то ждет вопросов от вас, для кого-то важен список того, что будете обсуждать заранее и т.п.
Если сотрудник на встрече что-то начал вам рассказывать и это не укладывается в ваш план встречи, отойдите от плана и встройтесь в обсуждение ситуации, которую начал коллега. К плану можно вернуться позже, а если не давать ему начинать обсуждение, это может привести к печальным последствиям того, что на встречах задавать темы будете только вы.
В моменте, когда у сотрудника или в компании происходит какой-то кризис, не надо пытаться обсуждать рабочие моменты, подстраивайтесь и поддержите коллегу.
Будьте вовлечены в общение, в том числе эмоционально
Каждый one-to-one это непростая история для руководителя, если он подходит к ней со всей ответственностью. В целом, следует приходить на встречу эмоционально нейтральным и возможно настроенным более позитивно. Смотря как идет разговор, вовлекайтесь в эмоции собеседника, старайтесь придерживаться того эмоционального настроя, который есть у него.
Важно быть на одной волне с сотрудником. Оставьте всю свою усталость, злость, тревожность и т.п. за кадром встречи — это никак не поможет ее проводить, а также передастся собеседнику. Но есть нюанс, если у вас что-то происходит и вы в плане расширения доверия хотите поделиться этим с коллегой, то будьте открыты в эмоциях — правда, злоупотреблять этим не стоит. Руководитель должен входить в общение нейтральным и не навязывать свой спектр эмоций коллеге. Ваша задача — эмоционально вовлечься в диалог.
Используйте неожиданные форматы
Бывают ситуации, когда встречи начинают проходить по одному и тому же сценарию и все сводится к банальному: “Как дела?" — “Все хорошо”. Для того, чтобы разговорить сотрудника или направить беседу в нужное вам русло, стоит использовать заготовленные шаблоны с вопросами.
Например, следующий one-to-one можно провести, используя подобные вопросы:
- Что драйвит тебя в работе?
- Что является для тебя рутиной и почему?
- Расскажи, где я мог бы принести еще пользы, где меня не хватает?
- Оцени свою вовлеченность в работу на данный момент? Расскажи почему?
Кроме варианта с вопросами, можно еще поделиться опытом. Рассказать историю из своей карьеры, например, где пришлось принимать непростое решение, или кейс, который поможет собеседнику в решении его насущных вопросов, о которых вы знаете. Обсудите с ним эту историю и спросите, какое решение принял бы он в этом случае.
Обсуждение кейсов из общего опыта в компании, например конфликта в соседней команде или процесса запуска значимого проекта поможет улучшить взаимопонимание между сотрудником и руководителем. Необычные форматы встреч помогут узнать что-то новое и дать темы для обсуждений в будущем.
Добавляйте личного со своей стороны, если хотите повысить уровень доверия с сотрудником
Есть ситуации, например, когда вы только пришли в коллектив в роли руководителя, либо в вашу команду принят новый сотрудник. В таком случае сложно ожидать, что на встречах один на один коллеги будут рассказывать вам что-то личное, что в том числе может влиять на работу.
Начните сами! Добавляйте во встречи one-to-one что-то из своей жизни — например, истории из личного опыта, которые смогут показать ваше доверие сотруднику. Не стоит сразу все вываливать, рассказывайте понемногу. Например, если вы пропустили какую-то рабочую встречу, где был сотрудник, и вы ее обсуждаете, поделитесь с ним честно, что у вас случилось и почему вы не смогли присутствовать. Или если вы не в настроении из-за какого-то личного события и сотрудник это заметил, то стоит с ним этим поделиться. Или если коллега просит помощи с каким-то решением, а у вас в опыте было что-то подобное, стоит об этом рассказать как о примере решения вопроса и не важно правильное оно было или нет — это даст повод более глубоко обсудить ситуацию.
Заключение
Встречи один на один должны быть полезны обоим участникам и тогда они будут приводить к развитию вас как руководителя, так и улучшать взаимоотношения между вами и вашими сотрудниками. Пробуйте проводить их по-разному, старайтесь почувствовать человека с которым общаетесь и не забывайте про свои цели на этих встречах!